العمل

التقارير المرحلية : كيف تقوم بإعدادها بصورة احترافية وشاملة ؟

تعد التقارير المرحلية جزءًا لا يتجزأ من أي مشروع ، مهما كانت صغيرة أو كبيرة ، فهي مراقبة لتقدم العمل ومدى نجاح المشروع أم لا ، وعادةً ما يتم توجيه التقارير المرحلية إلى المستثمرين الخارجيين ، والشركة إن مسؤولي الإدارة ، أو حتى زملائك في المشروع ، يساعد بشكل كبير على تنظيم خطة المشروع ، والتركيز على المجالات التي تحتاج إلى مزيد من العمل ، وتقييم الجوانب التي تم إنجازها ، لذلك يجب عليك إعدادهم بمهنية كاملة ، في هذا المقالة سنبلغك عن أهم الجوانب التي يجب أخذها في الاعتبار عند إعداد تقرير مرحلي.

كيف تعد تقارير التقدم وما هي؟

تحديد الهدف الرئيسي لإعداد التقرير

على الرغم من أن السبب الرئيسي لإعداد أي تقرير مرحلي هو توضيح التقدم المحرز من العمل في مشروع معين ، ولكن هذا هو السبب الرئيسي فقط ولا يكفي وحده لإعداد تقرير مفصل وواضح ، يجب أن يكون هناك سبب أكثر تحديدًا من ذلك ، يتعلق أيضًا بنوع المشروع الذي أنت عليه العمل على ذلك ، لذا فإن التقرير المرحلي الموجه إلى مشروع بحث أو مدرسة يختلف تمامًا عن الشخص الذي يدير مشروعًا في العمل ، من حيث المعلومات التي سيتم ذكرها ، مثل تكاليف المواد ، على سبيل المثال!

إقرأ أيضا:كيف تقوم بإعداد بورتفليو احترافي للتقدم لوظيفة ما؟
  • يجب أيضًا تحديد الشخص الذي يتم توجيه التقرير إليه ، وستركز التقارير الموجهة إلى المستثمر الخارجي على الأرباح وقدرة الشركة على المنافسة في سوق العمل ، ولكن إذا كانت موجهة إلى مديرك ، فسوف تركز أكثر على تكاليف المشروع ومدى كفاءة العمل.
    شاهد أيضاً:  لعب الجولف : كيف تتعلم وتلعب الجولف لعبة الأثرياء والساسة ؟
  • أحد الأشياء التي يجب أخذها في الاعتبار أيضًا ، هو نوع القرارات التي ستنتج عن هذا التقرير ، هل هي قرارات إدارية تتعلق بسير العمل ، أو قرارات تمويل أو استثمار ، وما إلى ذلك
  • اختر التنسيق الأمثل لكتابة الحرف

    تقرير التقدم ليس مجرد بحث أو بحث تقدمه إلى مديرك أو ترسل إلى الشخص المعني فقط ، يمكنك إعداده بأكثر من طريقة اعتمادًا على الشخص المعني ، قد تكون مجرد ملاحظات شفهية سريعة في اجتماع العمل العادي ، وقد تكون رسالة بريد إلكتروني إلى زملائك في العمل ، قد تكون مذكرات رسمية موجهة إلى مجلس الإدارة ، ولكن إذا كانت موجهة إلى وكالة حكومية ، فيجب أن تكون رسمية.

    عام الخطاب

    مرة أخرى ، يعتمد الشكل العام على الطرف المقصود بالتقرير. في حال كان القصد منه الحصول على تمويل أو استثمار لتوضيح نجاح المشروع وأهليته للتمويل. إدارية ، وما إلى ذلك ، بحيث يسهل على المتصفحين العثور على المعلومات التي يبحثون عنها.

    ابدأ بتاريخ التقرير وعنوانه

    المعلومات التي يجب ذكرها في بداية يعتمد الموضوع على الصيغة التي تستخدمها الجامعة أو الشركة التي تعمل معها ، لذا عليك التحقق من ذلك أولاً ، وفي جميع الحالات يجب ذكر التاريخ ، ثم اسم ولقب مستلم التقرير ، ثم اسم ومنصب المراسل ثم العنوان ويتضمن الغرض من التقرير والفترة الزمنية المعدة

    إقرأ أيضا:ممارسة الرياضة و دورها في علاج البواسير

    ابدأ بمقدمة موجزة

    بداية التقدم يجب أن يكون التقرير موجزًا ويشرح الغرض منه ، ثم يشرح ما تم إنجازه وما هي الأهداف أو الخطط المستقبلية لإنهاء ما تبقى من أجزائه ، مع شرح موجز للمشروع نفسه بالطبع.

    شاهد أيضاً:  كيف تقوم بإعداد بورتفليو احترافي للتقدم لوظيفة ما؟

    ما تبقى من الكلام

    بالرغم من أن باقي الحرف يأخذ شكل أقسام ، ولكن بشكل عام هو مجرد تفاصيل للمعلومات الذي ذكر في المقدمة شرح الأجزاء التي تم الانتهاء منها م منذ إعداد التقرير السابق والأجزاء التي يتم العمل عليها في الوقت الحاضر ، ثم ذكر المشاكل التي تواجه فريق العمل والحلول المقترحة ل مع ذكر أي تغيير مقترح والأسباب التي تدعو إليه.

    تحدث عن الخطط المستقبلية للمشروع

    بالطبع يجب أن تكون هناك خطة واضحة لما سيتم العمل عليه حتى التقرير التالي ، بحيث هناك مرجع أو مقياس لنجاح المشروع أم لا ، يجب أن يشمل ذلك نفقات المشروع ، والميزانية ، والهيكل الإداري ، والموعد النهائي لإنجاز كل مهمة.

    إقرأ أيضا:كيف تعرف معلومات كثيرة عن شخص محدد مثل المحققين ؟
  • كن موضوعيًا في الأهداف التي حددتها حتى لا تضع نفسك وزملائك تحت ضغط كبير للوصول إليهم ، وبالطبع سيكون لها تأثير سلبي كبير على العمل فريق إذا لم تتمكن من الوصول إلى الأهداف التي حددتها.
  • اذكر عدد ساعات العمل في المشروع

    من أهم الأشياء التي يجب ذكرها هي مدة العمل في المشروع. سواء في ساعات أو أيام وفقًا لاستراتيجية شركتك ، بحيث يمكن لمستقبل الخطاب تقييم العمل فيما يتعلق بالوقت الذي تم الانتهاء منه ، وسيكون فريق العمل قادرًا على الوصول إلى الموعد النهائي للمشروع وفقًا لهذه الخطوط ، أو هناك قرارات إدارية يجب اتخاذها مثل زيادة التوظيف أو عدد ساعات العمل ، على سبيل المثال.

    السابق
    كيف يمكنك إيجاد كنز حقيقي لتصبح مليونيرًا بسهولة؟
    التالي
    ذوي الاحتياجات الخاصة : كيف يمكنهم ممارسة الرياضة ؟