العمل

كيف يمكنك تنظيم ملفات العمل بصورة صحيحة؟!

يعد تنظيم ملفات العمل من المهام الشاقة التي تتطلب جهدًا نفسيًا وبدنيًا كبيرًا ، خاصة إذا كانت بكميات كبيرة ولديها تصنيفات متعددة ، ولكنها تعتبر في الوقت نفسه مهمة لا غنى عنها ، فكيف ستجد الأوراق والملفات الخاصة بأي عميل أو صفقة تريدها إذا لم تقم بتنظيمها وترتيبها بشكل صحيح! في هذه المقالة ، سنقدم لك بعض الخطوات البسيطة التي يمكن أن تساعدك في هذه المهمة.

كيف يمكنك تنظيم ملفات العمل بشكل صحيح؟

جدولك اليومي

لكي تتمكن من ترتيب ملفاتك بشكل صحيح ، يجب أن تعامل المسألة على أنها مهمة مثل أي مهمة أخرى يجب إكماله وإكماله في أقرب وقت ممكن ، لذلك لا يعتمد على وقت فراغك فقط ، ولكن ضعه على جدول أعمالك اليومي ، إذا لم يكن لديك الوقت ، قسمه على عدة أيام ، ولكن لا تهمله.

افحص الأوراق بحكمة

في البداية ، قسّم الأوراق. بالنسبة للمجموعات الصغيرة ، لا يجب أن تكون فئات شائعة ، ثم فحص كل مجموعة بسرعة واستخراج الأوراق غير الضرورية للتخلص منها ، من أجل تقليل عدد الأوراق والملفات التي ستحتفظ بها لاحقًا ، وأخيرًا قسم الأوراق المتبقية إلى مجموعتين ، مجموعة ستحتاجها في المستقبل القريب حتى بعد عدة أشهر. ، وغيرها التي يمكن أرشفتها أو الاحتفاظ بها في مخزن الورق ، حتى تحتاج إليها في وقت لاحق.

شاهد أيضاً:  أفضل 8 مكملات غذائية لتنمية القدرات العقلية
إقرأ أيضا:كيف تتمكن من الوصول إلى الناشر والتعاقد على كتابك الأول؟

ضع الأوراق في ملفاتهم

الآن تحقق من كل مجموعة ورتبها حسب العميل أو شركتهم ، ثم ضعهم في ملفات لتسهيل مع الاحتفاظ بها واستخراجها لاحقًا ، من الأفضل ترتيب الأوراق داخل كل ملف وفقًا للتواريخ ، سواء من الأحدث إلى الأقدم أو العكس ، حتى لا يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لاستخراج أي مستند لاحقًا.

ترتيب الملفات بترتيب الحروف

إذا كانت الملفات بأسماء العملاء والشركات فمن الأفضل ترتيبها أبجديًا ، ولكن في هذه الحالة تأكد من كتابة الأسماء على الملفات من الخارج بوضوح ، ومن الأفضل وضع كل حرف في قسم خاص ، لا تضع جميع الملفات في خزانة واحدة ، بحيث يمكن استخراجها لاحقًا.

قم بتنظيمها حسب المجموعات

إذا كنت تعمل كمحام ، على سبيل المثال ، فمن الأفضل لك تقسيم الملفات وفقًا لنوع الحالات. بمعنى آخر ، لا توجد أسماء عملاء ، تنشئ أقسامًا كبيرة لأنواع الحالات ثم تقوم بفرز العملاء أبجديًا وفقًا لكل قسم ، وبهذه الطريقة ستجعل عملك أكثر سهولة وستتمكن من العثور على أي ملف تريده على الفور.

قسم الملفات حسب الشهر

إذا كان لديك الكثير من الملفات ولم يكن لديك الوقت للقيام بجميع الترتيبات السابقة ، فعندئذ قم بتقسيم الأوراق على الأقل وفقًا للتواريخ الشهرية والسنوية ، بحيث يكون لديك مكان أو دليل لتبدأ عند البحث عن أي ورقة. أنت تريدها ، ولكن مهما حدث ، لا تترك أوراقك مبعثرة بهذه الطريقة.

إقرأ أيضا:وظيفة أحلامك : كيف تعثر عليها وتختار طريقك العملي ؟

أنظمة الملفات في نهاية العام

إذا اتبعت الطريقة السابقة ، فلن تتمكن من ترك ملفاتك مبعثرة بهذه الطريقة. إلى الأبد ، هذا هو السبب في أنه يجب عليك التحقق منه وترتيبه قبل بدء عام جديد ، والتحقق منه وترتيبه تمامًا كما ذكرنا سابقًا.

شاهد أيضاً:  غسيل الأموال : كيف تجري عمليات غسيل الأموال ولمَ هي مجرّمة؟

قم بتنظيم الأوراق وفقًا لنوع الملف

هناك طريقة أخرى يمكن استخدامها لتنظيم ملفات العمل بسهولة ، وتقسيم الأوراق أو ملفات العملاء إلى ثلاثة أقسام ، مهمة جدا ، مهمة وطبيعية ، ثم اختر لونا محددا من الملفات لوضع أوراق العملاء المهمين جدا وتكون حمراء على سبيل المثال ، ثم اللون البرتقالي أو الأصفر للعملاء المهمين ، والأخضر للعادي.

ضع علامات واضحة على كل ملف

إذا كان لديك بعض العملاء الدائمين ، فمن المؤكد أنه سيكون لديهم أكثر من ملف واحد ، في هذه الحالة ، اكتب تاريخ البدء والانتهاء. الأوراق الموجودة داخل الملف بحيث يمكنك العثور على الأوراق التي تبحث عنها بسهولة دون الحاجة إلى البحث في جميع الملفات الموجودة.

إقرأ أيضا:كيف تصبح محللاً سياسياً ناجحاً في 9 خطوات ؟

اشترِ بعض المجلدات الورقية المعلقة!

هناك بعض المجلدات الورقية المصممة خصيصًا لتنظيم الملفات داخل الأدراج ، يمكن أن تجعل من السهل البحث عما تريد بسهولة دون الحاجة إلى استخراج جميع الملفات وإعادتها إلى الدرج قم بشراء بعض واكتب في كل مجلد رقم السنة أو حرف المجموعة أو أي نظام اتبعته ، ثم ضع الملفات التي تريدها في الداخل.

حافظ على تنظيم ملفاتك

بمجرد تعيين نظام ورق معين ، لا تزعجه مرة أخرى ، حتى لا تضيع وقتك وجهدك في عبثا. في نهاية كل يوم ، خذ نصف ساعة أو ساعة من وقتك لترتيب الأوراق ووضعها في ملفاتهم التي قمت بإعدادها مسبقًا.

السابق
كيف يمكنك العمل دون نوم إذا اضطررت إلى ذلك؟
التالي
التخطيط الاستراتيجي : كيف يمكنك أن تكون مخططًا استراتيجيًا ؟